Как написать грамотный ответ на заявку

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Содержание:

• Ответ на запрос о предоставлении информации
• Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году
• Образец письма-ответа
• Образец документа: Письмо-ответ
• Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
• Письмо-ответ
• Ответ на официальное письмо: образец
• Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?
• Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Ирина Баранская Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они семинары пользуются довольно большим спросом. Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое. Своим опытом делится Джеймс Клиар James Clear , основатель passivepanda. Пишите короткие письма.

Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано.

И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем.

А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик. На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос! Пишите письма реже Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма.

Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом. Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.

Всегда просите ответить на ваши письма Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.

Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя. Начните с конкретных сроков Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо. Одно письмо — один получатель Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей.

Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос.

В итоге вы можете остаться совсем без ответа. Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке.

То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами. Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях никто не любит грубиянов и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

Командировка; Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине. В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. Как составить ответ на представление Прокуратуры об устранении нарушений, читайте тут. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки.

Делаю из одного предмета гардероба два: муж носит и бабочку, и галстук Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ. Классификация деловых бумаг В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы.

Образец письма-ответа

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы.

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный — обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. Как составить ответ на запрос Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства. Вверху послания справа или слева нужно написать название компании-отправителя с указанием адреса и телефона , а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате.

Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты. Как оформить письмо-ответ Ответ можно писать как в рукописном виде в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате , так и в печатном данный способ существенно экономит время.

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации — второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как с года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании , а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации — в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Как отправить письмо Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении. Ждать ли ответ на письмо-ответ Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений.

По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Образец документа: Письмо-ответ

Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма. Письмо-распоряжение Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.

Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-просьба Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры.

Письмо-просьба: образец Скачать образец в журнале Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце.

При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т. Письмо-запрос Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

Письмо-запрос: образец Посмотреть образец в журнале Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами.

Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.

Письма-приглашения Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне. Типичные ошибки в деловой переписке: лайфхаки, как их избежать Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа.

Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ. Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать.

Содержание ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно. Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов. Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете.

Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа. Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос. Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.

При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе. Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос.

По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение. Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен. Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно. В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров.

Положительное письмо-ответ на запрос: образец Скачать документ Отрицательный ответ на письмо официальное: образец Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе. При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа. В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.

Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу. Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения. Образец отрицательного письма-ответа на запрос Скачать документ Реквизиты письма-ответа В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма.

Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков: справочные данные об организации; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. Наличие этих реквизитов — основной признак официального письма.

Главная Как написать деловое письмо Как правильно написать ответ на деловое письмо. Как правильно написать ответ на деловое письмо. Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма? Поймет ли вас адресат? Или у него возникнут вопросы к вашему письму?

Так что же следует писать в ответе на официальное письмо? Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет! В этой статье мы разберем, на какие письма пишут ответы, дадим общие рекомендации для составления писем ответов, слова и фразы для писем ответов и приведем примеры ответных писем.

В каких случаях пишут письма ответы? Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, письма заявления и другие. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма.

Письма-ответы должны всегда содержать ссылку на исходящий номер и дату того письма, на которое вы отвечаете. Письмом ответом также является письмо подтверждение. Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям: В обращении перед текстом вашего ответа по возможности общайтесь к получателю письма адресно например, Уважаемый Иван Иванович, Уважаемые Коллеги и т.

Или в случае, если вы не знаете адресата по имени, то начните писать сразу текст без обращения. В начале текста письма указывайте номер и дату письма, на которое вы отвечаете. Если вы отвечаете не на письмо, а на какой-то устный вопрос в деловых переговорах, по телефону и т.

На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов. Своевременность — это дань деловому этикету. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время. Или укажите другой срок, в который вы сможете ответить адресату, и по возможности укажите причину задержки вашего ответа. Ответив таким образом, вы выразите уважение и внимание к адресату.

И это положительно отразится на ваших деловых взаимоотношениях. Всегда пишите ответ, используя информацию полученного письма. Например, Благодарим Вас за предложение участвовать в конкурсе молодых талантов… Если в полученном вами письме есть вопрос, дайте на него исчерпывающий ответ. Например, Согласно п. Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему.

Например, Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. На какие виды писем можно написать короткий ответ?

Это письма о сотрудничестве, коммерческие предложения оферта , приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, ответы на которые предполагают краткого ответа. Более развернутого ответа требуют письма -запросы, рекламации, просьбы, претензии и жалобы. Причем все эти виды писем могут быть отправлены вам по самым разнообразным поводам, обстоятельствам и ситуациям. Поэтому написать короткий ответ на подобные письма сложнее.

Такие ответы требуют более детального и критического подхода. Поставьте подпись — с уважением, ФИО. По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

Мы можем отправить Вам товар только до конца следующей недели в срок до 20 февраля года. Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество. Гоголя д. Стаков Б. Ильин С. Мусин В. Быков П. К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании. Также Вы можете ознакомиться с актуальной информацией и анонсами интересных акций на нашем веб-сайте www.

Пример ответа на запрос. Оплата за обучение данных специалистов переведена на указанный Вами счёт. И в случае положительного решения нами будет произведена закупка предложенных товаров. Уважаемый Имя Отчество, Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях. Уважаемый Имя Отчество, Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

Приносим извинения за временные неудобства. В связи с техническими проблемами на сайте Ваша информация будет размещена на сайте 26 сентября года.

Стоимость изготовления сувениров составит десять тысяч рублей. Счет для оплаты прилагается к письму. Алматы за вх. Алматы и принятии соответствующих мер, Управление градостроительного контроля сообщает следующее. В настоящее время прорыв устранен. Ставим Вас в известность о том, что на основании п. То есть технические характеристики этих двух установок идентичны. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Related posts:.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически — по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки. Разновидности и образцы составления: 5 вариантов Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям — в зависимости от адресата налоговая, банк, орган власти или в зависимости от сути просьбы уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.

Ирина Баранская Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они семинары пользуются довольно большим спросом. Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.

Письмо-ответ

Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма. Письмо-распоряжение Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти. Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-просьба Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.

Тип документа: Письмо Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания. Размер файла документа: 12,0 кб Письмо-ответ относится к деловой переписке и ставит своей целью проинформировать получателя о каком-то событии, мероприятии или свершившемся факте, донести до его сведения определенную информацию. Письмо-ответ может быть написано на письмо-запрос, -просьбу, -претензию, -приглашение, подтверждение и другие виды корреспонденции. Как составить письмо-ответ? Письмо-ответ имеет структуру делового письма и оформляется на бланке предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью.

Ответ на официальное письмо: образец

Главная Как написать деловое письмо Как правильно написать ответ на деловое письмо. Как правильно написать ответ на деловое письмо. Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ.

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

.

.

Как правильно написать ответ на деловое письмо.

.

.